Muchos emprendedores en el Quindío, con el afán de ahorrar costos, contratan personal bajo la modalidad de «prestación de servicios» o «pago por obra», creyendo que así se libran de las cargas prestacionales. Sin embargo, en Colombia existe algo llamado «Contrato Realidad», y si no tienes cuidado, la oficina del trabajo podría obligarte a pagar retroactivamente todo lo que intentaste ahorrar.

Las 3 señales de alerta: Subordinación Directa

Si tu colaborador cumple estas tres condiciones, ante la ley es un empleado, no un contratista independiente:

  1. Cumplimiento de Horarios: Si le exiges entrar y salir a una hora fija.
  2. Uso de Uniformes y Herramientas: Si le entregas dotación con tu marca y debe usar tus equipos.
  3. Subordinación Total: Si recibe órdenes constantes sobre cómo realizar su labor.

Pagar por debajo del salario mínimo o evadir la contratación legal no solo es un riesgo ético, es una decisión financiera suicida. Si hay subordinación, hay contrato laboral, y punto.

El impacto en tu Punto de Equilibrio

Un error común es no incluir el costo real del empleado (salario + prestaciones + seguridad social) en el cálculo del Punto de Equilibrio. Si tu precio de venta no cubre la legalidad de tu nómina, tu negocio no es rentable; es un castillo de naipes esperando un requerimiento legal para caer.

Llamados de atención y despidos: Lo que no está firmado, no existe

Como administradora, he aprendido que en el manejo de personal la confianza es buena, pero el papel firmado es mejor. Muchos dueños de Spas o Chalets cometen el error de corregir o sancionar a sus empleados por WhatsApp. Error fatal.

El valor de la prueba física

Ante un requerimiento del Ministerio de Trabajo o una demanda laboral, un pantallazo de WhatsApp tiene muy poco peso probatorio. Para que un historial disciplinario tenga validez y pueda sustentar incluso la terminación de un contrato con justa causa, se requiere:

  • Llamados de atención por escrito: Documentos físicos, fechados y, sobre todo, firmados por el empleado.
  • Debido Proceso: El trabajador tiene derecho a ser escuchado (descargos).
  • Evidencia de incapacidades: No basta con que el empleado te diga que está enfermo. Debes exigir el soporte legal y registrarlo correctamente.

Seguridad Social y ARL: Tu mejor seguro de vida

He gestionado plataformas como SOI durante años y puedo decirte algo: pagar salud y pensión no es «perder plata», es comprar tranquilidad.

  • Incapacidades: Si pagas seguridad social, la EPS o la ARL cubren el salario del empleado incapacitado. Si no pagas, ¡lo pagas tú de tu bolsillo!
  • Accidentes de Trabajo: Todo accidente o enfermedad laboral debe ser reportado inmediatamente a la ARL. No hacerlo acarrea multas millonarias y te deja desprotegido frente a una demanda por responsabilidad civil.

  • Emprender con éxito requiere dejar de ser «patrón» para convertirse en un empleador profesional. El orden en el archivo de cada empleado es el historial que protege tu marca frente a cualquier conflicto futuro.
  • En EDACEL, te enseñamos a construir este historial paso a paso dentro de nuestros 10 niveles. ¡No dejes la seguridad de tu empresa al azar!
  • Escrito por: Martha Janeth Marín Montoya – Experta en Gestión de Riesgos y Consultoría EDACEL